Descripción de puesto
Para conocer el contenido de un puesto es necesario
describirlo. Su descripción es un proceso que consiste en enunciar las tareas o
responsabilidades que lo conforman y lo hacen distinto a todos los demás
puestos que existen en la organización. Asimismo, su descripción es la relación
de las responsabilidades o tareas del puesto (que hace el ocupante), la
periodicidad de su realización (cuándo lo hace), los métodos que se emplean
para el cumplimiento de esas responsabilidades o tareas (cómo lo hace), los objetivos
(por qué lo hace). (Chiavenato, 2011)
Análisis de puesto.
Una vez hecha la descripción, sigue el análisis de
puestos. En otras palabras, una vez identificado el contenido (aspectos
intrínsecos), se analiza el puesto en relación con los aspectos extrínsecos, es
decir, en relación con los requisitos que el puesto impone a su ocupante.
Aunque íntimamente relacionados en sus propósitos y en los procesos de obtención
de información, la descripción de puestos y el análisis de puestos son dos
técnicas perfectamente distintas. Mientras la descripción se preocupa por el contenido
del puesto (qué es lo que el ocupante hace, cómo lo hace, cuándo y por qué lo
hace), el análisis pretende estudiar y determinar los requisitos,
responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeño.
Por medio del análisis los puestos posteriormente se valoran y se clasifican
para efectos de comparación. (Chiavenato, 2011)
Métodos para la descripción y análisis de puesto.
La descripción y el análisis de puestos constituyen
una responsabilidad de línea y una función de staff.
- ·
Método de la observación directa
- ·
Método del cuestionario
- ·
Método de la entrevista
- ·
Método mixto.
Método
observación directa. El análisis del
puesto se realiza con la observación directa y dinámica del ocupante en pleno
ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos anota en una “hoja
de análisis de puestos” los puntos clave de sus observaciones.
Ventajas del
método de observación directa
Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la
unidad de origen (el analista de puestos) y del hecho de que sea ajeno a los
intereses de quien realiza el trabajo
a) No requiere la paralización del ocupante del
puesto.
b) Método ideal para puestos sencillos y repetitivos.
Desventajas del
método de observación directa
a) Costo elevado, pues para que el método sea completo
se requiere un tiempo prolongado en el análisis de puestos.
b) La simple observación, sin el contacto directo y verbal
con el ocupante del puesto, no permite la obtención de datos verdaderamente
importantes para el análisis.
Método
del cuestionario
El análisis se efectúa al solicitar al personal
(generalmente a los ocupantes del puesto por analizar o sus jefes o supervisores)
que conteste un cuestionario para el análisis del puesto, que responda por
escrito todas las indicaciones posibles sobre el puesto, su contenido y sus
características. (Chiavenato, 2011)
Características
del cuestionario
La obtención de datos sobre un puesto se realiza por
medio del llenado de un cuestionario que realiza el ocupante del puesto o su
superior para el análisis de puesto.
Es pasiva, la participación del ocupante (quien lo
contesta) es activa.
2. Ventajas del
cuestionario.
El cuestionario puede ser contestado, por los
ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera conjunta o secuencial,
con ello se obtiene una visión más amplia del contenido y de sus
características, además de contar con la participación de varios niveles. (Chiavenato, 2011)
Desventajas del
cuestionario
El cuestionario
está contraindicado para puestos de bajo nivel, en los cuales los ocupantes
pueden tener dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
Método
de la entrevista
El método más flexible y productivo es la entrevista que
el analista de puestos le hace al ocupante del puesto. Si la entrevista está
bien estructurada, se puede obtener información sobre todos los aspectos del
puesto, sobre la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que lo
componen y sobre los porqués y cuándos.
Características de
la entrevista directa
a) La obtención de datos sobre el puesto se hace por
medio de una entrevista, con preguntas y respuestas verbales entre el analista
y el ocupante del puesto.
b) La participación es activa, tanto del analista como
del ocupante del puesto en la obtención de los datos.
Ventajas de la
entrevista directa
a) Obtención de los datos del puesto a través de las
personas que mejor lo conocen.
b) Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas.
Desventajas de la
entrevista directa
a) Una entrevista mal dirigida puede llevar a
reacciones negativas en el personal, que resultan en una falta de comprensión y
no aceptación de sus objetivos.
b) Posibilidad de una confusión entre opiniones y
hechos.
Métodos
mixtos.
Para
neutralizar las desventajas y sacar el mayor provecho posible de las ventajas,
la opción es utilizar métodos mixtos. Éstos son combinaciones eclécticas de dos
o más métodos de análisis. Los métodos mixtos más utilizados son:
a) Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante
del puesto, este último llena el cuestionario y después es sometido a una
entrevista rápida, con el cuestionario como referencia.
b) Cuestionario con el ocupante y entrevista con el
superior, para ampliar y aclarar los datos obtenidos.
c) Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
Etapas
del proceso análisis de puesto.
Es la etapa en la que se planea todo el trabajo para
el análisis de puestos. Es una etapa de trabajo de escritorio y de laboratorio.
La planeación del análisis de puestos exige los siguientes pasos:
·
Determinar los puestos a describir
·
Elaborar el organigrama de los puestos
·
Elaborar el cronograma de trabajo
·
Elegir el o los métodos de análisis a emplear
·
Seleccionar los factores de análisis
·
Criterio de la generalidad
·
Criterio de la variedad o discriminación
·
Dimensionar los factores de análisis
Etapa de
preparación
Es la etapa en la que se preparan las personas, los
esquemas o los materiales de trabajo, a saber.
Etapa de
realización
Es la etapa en la que se obtienen los datos respecto a
los puestos que se van a analizar y en la que se redacta el análisis:
Objetivos de la
descripción y análisis de puesto.
Los usos que se le dan a los resultados del análisis
de puestos son muchos: reclutamiento y selección de personal, identificación de
las necesidades de capacitación, definición de programas de capacitación,
planeación de la fuerza de trabajo, valuación de los puestos, proyecto de
equipamiento y métodos de trabajo, etc.
Concepto de diseño
del puesto.
Diseñar un puesto significa establecer cuatro
condiciones fundamentales:
1. El conjunto de tareas u obligaciones que desempeña
el ocupante (contenido del puesto).
2. Como efectuar ese conjunto de tareas u obligaciones
(métodos y procedimientos de trabajo).
3. A quien reporta el ocupante del puesto
(responsabilidad), es decir, relación con su jefatura
4. A quien supervisa o dirige el ocupante del puesto
(autoridad), es decir, relación con sus subordinados.
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